71 88 08 663
Zarządzanie czasem. Jak efektywnie go gospodarować?
2020-05-15
W dzisiejszych czasach, oprócz tak ważnych na rynku pracy umiejętności twardych, bardzo doceniane są również wszelkie umiejętności miękkie. Zalicza się do nich między innymi efektywne zarządzanie czasem i zadaniami. Pracodawcy bardzo cenią tą kompetencję, wiedzą bowiem, że odpowiedzialnie i praktycznie podejdziecie do stawianych przed Wami zadań. Również na samozatrudnieniu ta cecha jest bardzo przydatna - może nawet bardziej. Zakładanie własnego biznesu i prowadzenie go bowiem (zwłaszcza na początku drogi) wymaga wiele pracy i czasu. Jeśli w odpowiedni sposób zaplanujemy sobie zadania, możemy go wiele zaoszczędzić. Jak więc mądrze gospodarować czasem? Zobacz kilka naszych sposobów!
Jak planować zadania? Najważniejsze kroki
W dzisiejszych czasach, przy mocnej konkurencji na rynku, bardzo często w pracy wymaga się od nas wielozadaniowości. Stawia się przed nami liczne, odpowiedzialne wyzwania. Tempo życia wzrasta, tego samego wymaga się od naszej pracy. Poza tym zewsząd czekają na nas różnego rodzaju rozpraszacze - największymi z nich (nie tylko wśród młodych ludzi) są Internet i Social Media. Ile razy w ciągu dnia sprawdzasz Facebooka lub Instagrama? A może po prostu przeglądasz śmieszne memy lub czytasz wiadomości? Natłok informacji i ich ogólna dostępność mogą być rzeczą pozytywną, jednak na pewno nie pomagają w skupieniu się w czasie pracy. Więc efektywna organizacja zadań to już połowa sukcesu. Dlaczego? Planowanie, a następnie skrupulatna realizacja zaplanowanych działań sprawiają, że stajemy się bardziej zmotywowani do pracy i co najważniejsze - o niczym nie zapominamy. Nawet jeśli nie posiadamy takiej umiejętności, możemy w łatwy sposób się jej nauczyć. Wystarczy, że będziemy trzymać się kilku zasad. My stawiamy na poniższe rozwiązania.
Pierwszy krok - wybór kalendarza, plannera lub notesu
Pierwszym krokiem, w nauce tak cennej umiejętności jaką jest zarządzaniem czasem, jest wybór odpowiedniego kalendarza lub plannera. Pomoże nam on przede wszystkim w planowaniu tygodniowym oraz miesięcznym. Oczywiście w dzisiejszych czasach coraz częściej zastępujemy je wersją elektroniczną i trzymamy spis swoich spotkań i zadań w smartfonie. Ma to jedną dużą zaletę - wszystko możemy mieć w jednym, stosunkowo niewielkim miejscu. Jednak my widzimy zasadniczą, dużą wadę - sięgając po smartfon łatwo odpłynąć w niebezpieczną stronę wspomnianych przez nas wcześniej Social Media czy Internetu i innych rozpraszaczy. Wystarczy, że zobaczycie powiadomienie z jakiejś aplikacji, może ktoś wyśle Wam wiadomość na komunikatorze i zaczniecie na nią odpisywać, przypomnicie sobie, że mieliście dziś iść do kina i może warto sprawdzić repertuar, itp... Dlatego my uważamy, że przy pracy, dla lepszego skupienia lepiej sięgać po tradycyjne kalendarze, planery czy notesy. Na rynku znajdziemy szeroki zbiór tego typu produktów, które doskonale sprawdzą się do planowania zadań. Mamy do wyboru m.in. klasyczne i podręczne kalendarze książkowe - świetne, aby zawsze mieć je przy sobie. Nie muszą być dużego formatu, by spełniać swoje najważniejsze zadanie. A jeśli szukasz rozwiązania na biurko, warto sięgnąć po specjalne kalendarze piramidki lub ciekawe planery w formie biuwarów - czyli praktycznych podkładek na biurko, na których możesz zapisywać najważniejsze informacje i zawsze mieć je pod ręką przy komputerze. Do zarządzania czasem możemy oczywiście z powodzeniem wykorzystać również klasyczne notesy - zwłaszcza, jeśli chcemy zapisywać luźne myśli, spisy zadań czy np. informacje o danym projekcie nad którym pracujemy.
Drugi krok - stworzenie ram czasowych
Jeśli zastanawiasz się jak zarządzać czasem, najpierw musisz ustalić ile potrzeba Ci go na wykonanie danego zadania. Sprawdź z minutnikiem ile dokładnie czasu poświęcasz na konkretne z nich. Ten sposób sprawdza się zwłaszcza przy powtarzalnych zadaniach. Kiedy już ustalisz konkretne ramy czasowe, dodaj do nich margines błędu na sytuacje, w których może “wyskoczyć” Ci coś ważnego. Nie zapominaj też o czasie na krótką przerwę. Wiele osób, planując każdy dzień, pomija tą kwestię, a bądźmy szczerzy - nie da się być 100% produktywnym przez 8 godzin pracy ciągiem. Tutaj sprawdzi się zwykły budzik, minutnik czy stoper, ale również polecamy kilka darmowych narzędzi internetowych, np:
- https://toggl.com/ - ta aplikacja pozwala na mierzenie czasu zarówno na urządzeniach desktopowych (działa np. jako wtyczka do przeglądarki) jak i na mobilnych. Posiada możliwość ustawienia zadań i projektów i śledzenia ich czasu. W wygodnych raportach możesz zobaczyć wyniki. Jeśli zapomnieliśmy włączyć licznika - nie szkodzi, można dodać czas ręcznie później. Bardzo przejrzysta i użyteczna aplikacja.
- https://www.timeneye.com/ - podobe narzędzie, dodatkowo posiada opcje pracy zespołowej (w których możesz ustalać role), posiada też możliwość obserwowania budżetów i przesyła tygodniowe podsumowania. Równie intuicyjna, posiada wersję darmową i płatną (rozszerzoną o niektóre funkcje).
- https://zistemo.pl/time-tracker-aplikacja/ - równie przejrzysta i prosta w obsłudze. Pozwala dokładnie zarządzać czasem pracy i monitorować na bieżąco postępy. Dodatkowo posiada opcje fakturowania online i zarządzania wydatkami. Można wypróbować ją przez 30 dni za darmo, później jest płatna - dostępne są 3 opcje z różnymi cenami i funkcjonalnościami.
Oczywiście aplikacji takich jest więcej, ale to kilka propozycji, na które warto zwrócić uwagę.
Przy tym podziale czasu nie sposób nie wspomnieć również o tzw. Technice Pomodoro. Została ona opracowana już w latach 80. XX wieku przez Francesco Cirillo i do dziś wykorzystywana jest na całym świecie. Metoda ta polega na podziale pracy na sekcje - w oryginale 25 min pracy i 3-5 minut przerwy. Robimy tak w kółko, aż do zakończenia zadań. Jej skonstruowanie opiera się o założenie, że tak częste pauzy poprawiają koncentrację i sprawność psychiczną. Wpływa też na motywacje - zakończone okresy 25 min bowiem skreślamy (np. na kartce), co zdaniem twórcy stwarza w nas poczucie sukcesu. A po całym dniu pozwala na refleksję, czy naprawdę ten czas dobrze przeznaczyliśmy i co jeszcze można usprawnić. Cirillo używał po prostu kuchennego zegara i kartki papieru, ale i w tym przypadku w dzisiejszych czasach do wyboru możemy wybrać też elektroniczną wersję - aplikację (jest ich wiele dostępnych zarówno na Android jak i na iOS).
Trzeci krok - planowanie dzienne, tygodniowe i miesięczne
Rozpoczynając planowanie, warto nakreślić sobie zadania, które muszą zostać wykonane w przeciągu miesiąca. Następnie dzielimy je na konkretne tygodnie, a w końcu także na dni. Zapisanie ich w kalendarzu pomoże nam zobrazować sobie bardzo konkretny plan działania. Nazwy zadań możemy rozpisywać sobie na ściennym czy biurkowym kalendarzu miesięcznym, a dotyczące ich szczegóły, w notatniku czy specjalnym podkładzie na biurko. Najważniejszą zasadą jest jak najbardziej skrupulatne trzymanie się ustalonego planu. Jeśli danego dnia nie zdążymy wykonać jakiegoś zadania, przełóżmy go na następny dzień, aby zbytnio nie odwlekać go w czasie. Takie zadania warto również oznaczać priorytetami - dzięki temu wiemy, które zadania absolutnie musimy wykonać w danym czasie, a które są trochę mniej ważne. Szczególnie przydaje się to gdy “wpadają” nam niespodziewane prace - wiemy, które działania możemy odłożyć, a które absolutnie nie, dzięki czemu łatwiej nam reagować na takie niespodzianki.
Wyzwania przy zarządzaniu czasem i zadaniami i
Jedną z największych trudności, które pojawiają się podczas realizowania zaplanowanych zadań, jest utrzymanie koncentracji. Trochę już o tym wspomnieliśmy, tutaj zarzemy kilka pomysłów na to, jak sobie z tym radzić. ;)
Z każdej strony otrzymujemy rozpraszające nas bodźce, które utrudniają i spowalniają wykonywanie zadań. Jeśli pracujemy na komputerze, warto więc np. wyłączyć z przeglądarki wszelkie media społecznościowe i strony internetowe, które nie są nam potrzebne do realizowania konkretnych zadań. Jeśli nie jesteś konsekwentny i wiesz, że trudno będzie Ci się oprzeć - zainstaluj specjalnie blokery, które wręcz uniemożliwią Ci korzystanie z nich. Przykładem może być darmowa wtyczka do Chrome StayFocusd. Ale rozwiązań tego typu jest mnóstwo, więc możemy wybrać co nam odpowiada.
Zwłaszcza w ostatnim czasie, gdy tak wielu z nas pracuje (w miarę możliwości) zdalnie, warto też pamiętać o kilku zasadach, aby home office był jak najbardziej efektywny. Jeśli pracujemy w domu, nie włączajmy telewizora czy Netflixa, nawet jeśli zgodnie z naszym planem miałby służyć jedynie za “tło” do pracy.
Dobrze jest także odłożyć telefon z zasięgu ręki, aby słyszeć gdy zadzwoni, ale nie korzystać z pochłaniających czas aplikacji czy gier. Nie rób 10 prania, czy nie zmywaj naczyń, które nagle zaczynają Ci przeszkadzać. Zrób to po zakończeniu pracy. Wielu specjalistów radzi również, aby przy home office nie zostać cały dzień w piżamie czy szlafroku. ;) Nawet nie wiecie, jak duży może to mieć psychologiczny wpływ na pracę. Słyszeliśmy również głosy, że nawet kapcie warto zmienić na adidasy czy trampki - wszystko, by praca nie zlewała nam się z domowym czasem. Tutaj oczywiście również warto skrupulatnie trzymać się ram czasowych przeznaczonych nie tylko na zadania ale i na przerwy w ciągu dnia - tak aby zbytnio się nie przedłużały. Nie popadajmy jednak ze skrajności w skrajność i także w domu nie rezygnujmy zupełnie z chwil odpoczynku. Są one bowiem niezbędne do utrzymania przez wiele godzin skupienia i motywacji do dalszej pracy.
Mamy nadzieję, że nasze pomysły na to, jak zarządzać czasem pracy przydadzą się Wam i uznacie je za naprawdę efektywne. Oczywiście nie zapominajmy, że każdy z nas jest inny i na każdego z nas zadziałać mogą inne sposoby, więc eksperymentujcie! Jeśli widzicie, że coś się sprawdza, róbcie to. I podzielcie się w komentarzach swoimi metodami, jesteśmy bardzo ciekawi.
Zadzwoń lub napisz
Masz pytania bądź chcesz dowiedzieć się jaki produkt sprawdzi się najlepiej dla Ciebie? Zadzwoń do nas lub napisz email.
+48 505 033 448
+48 573 878 066
Złóż zamówienie lub dowiedz się więcej
Możesz skorzystać również z formularza kontaktowego. Nasza obsługa Klienta odezwię się w przeciągu 2h w dni robocze w godzinach 8.00-16.00