71 88 08 663
Jak prowadzić kalendarz - czyli 5 porad o organizacji zadań
2022-02-22
Nie ma nic bardziej przydatnego niż dobra organizacja. Pomaga to w uporządkowaniu swojej pracy, pomaga w zarządzaniu czasem oraz w wyznaczeniu nam konkretnych celów. W poniższym artykule dowiesz się jak dobrze zarządzać swoim czasem używając do tego kalendarza.
Planowanie czasu pracy a ustalenie priorytetów
Najważniejsze w planowaniu zadań jest dokładne przeanalizowanie na czym nam najbardziej zależy. Jeśli posiadamy jakiś cel, dobrze jest zaplanować czynności w skali, które mamy zamiar wykonywać każdego dnia. Ważne jest, aby określić ile czasu chcemy poświęcić na daną czynność, jak i analizować efekty naszej pracy. Dobrze jest więc, posiadać kalendarz notesowy-tygodniowy, gdzie przy dniach możemy rozpisać plan zadań a w notesie analizę efektów. W takim wypadku dobrze jest planować dni co tydzień, wtedy mamy podgląd czy z jakiegoś zadania chcemy zrezygnować lub na jakiś poświęcić więcej czasu. Jeśli chcemy jak najbardziej efektywnie wykorzystać ten czas, najlepiej jest odłożyć telefony lub komputery które potrafią naprawdę nas zdekoncentrować.
Stosowanie kolorów do oznaczenia rodzajów zadań
Nie ma nic skuteczniejszego na przykucie naszej uwagi niż użycie kolorów. Stosowanie metody zakreślenia ważniejszych zadań przy pomocy koloru może pomoże nam określić rangę zadania. Kolory mocno zwrócą uwagę podczas tworzenia kalendarza czy notatnika. Najlepsze są 4 podstawowe barwy czyli: czerwony, zielony, żółty, niebieski. Proponujemy stworzyć własną legendę stosowania kolorów w naszym kalendarzu, przykładowo:
-kolor czerwony - najważniejsze informacje, o których nie chcemy zapomnieć
-kolor zielony - ważne projekty do szkoły, pracy
- kolor żółty - spotkania
- kolor niebieski - obowiązki domowe
Każdy powinien wykonać taką listę w zależności od tego jaki kolor na nas najbardziej oddziałuje i w jaki sposób.
Wykorzystanie grafik i tabeli w organizacji zadań
Kolor czasem nie jest wystarczająco przyciągający dla niektórych osób. Wtedy musimy wymyślić własny indywidualny sposób na przyciągnięcie własnej uwagi. W tym przypadku proponujemy wyrysowanie grafiki lub tabel. Można zaplanować swój dzień, lub rozpisać swój cel w formie piramidki z zapisanymi czynnościami do zrobienia (najważniejsze zapisane na samej górze grafiki). Ikonografia również może się tu przydać. Powiedzmy, że zapisujemy w kalendarzu “wyjść na spacer z psem”. Koło tekstu można wykonać szybki rysunek psa, najlepiej w kolorze. W ten sposób łatwiej zapamiętamy tą czynność. Można też wykonać legendę ikonek do każdej czynności i posługiwać się notowaniem wyłącznie w formie grafik. Wybór tej techniki jest oczywiście indywidualny i nie każdemu on podpasuje.
Odpowiedni wybór kalendarza
By najlepiej zagospodarować czasem, potrzebny nam będzie kalendarz książkowy. Najlepiej sprawdza się do zapisania szczegółowych informacji przy każdym dniu tygodnia. Kalendarze ksiażkowe mają różne wersje układu. Wybierając produkt musimy wiedzieć jakie ma być ich dokładnie przeznaczenie i jaki sposób organizacji zadań najbardziej będzie nam odpowiadał. Teraz mocno popularne jest korzystanie z kalendarza w telefonie, lecz o jego plusach i minusach można przeczytać w naszym osobnym artykule.
Kalendarz dzienny to opcja dla ludzi którzy potrzebują dużo miejsca na rozpisanie wszystkich swoich zadań. Warto jest posiadać dzienną wersję, kiedy każdego dnia wykonujemy sporo czynności. Można szczegółowo wtedy zaplanować każdą godzinę dnia Przykładowo: o godzinie 16:00 - spotkanie ze znajomymi, 18:00 - basen. Ta forma idealnie sprawdzi się dla aktywnych osób którzy lubią mieć zaplanowany cały dzień w drobnych szczegółach.
Kalendarz tygodniowy to jedna z najczęściej wybieranych form. Stosowana jest przeważnie przez przedsiębiorców, którzy chcą mieć podgląd na cały tydzień. Taka forma to konieczność w firmach gdzie można umówić się na wizytę - typu fryzjer, lekarz, kosmetyczka. Przedsiębiorca ma wgląd na cały tydzień przez co szybciej może ustalić termin wizyty i skrócić czas oczekiwania klienta na informację. Każdy dzień ma stosunkowo sporo miejsca by zapisać krótkie zdania.
Możliwy jest również wybór który jest połączeniem opisanych wyżej dwóch wersji. Jest to kalendarz tygodniowo-notesowy. Jedna strona to wypisane dni tygodnia a pośrednicząca z nim to strona na notatki. Idealnie sprawdzi się kiedy chcemy mieć podgląd na cały tydzień z szybką rozpiską zadań ale i dodatkowe miejsce na rozpisanie którejś z informacji.
Zapisuj swoje zadania!
W zasadzie można określić ten punkt mianem najważniejszego. Nie da się prowadzić kalendarza bez zapisywania notatek bądź planowania. Co należy zapisywać? Wszystko! Nawet te mniej ważne dla nas rzeczy. Wszystko o czym możemy zapomnieć i o czym chcemy pamiętać. Dokładne rozplanowanie zajęć pomoże w dobrej organizacji oraz pomoże w osiągnięciu celu. Sprawi to że nauczymy się rzetelności, punktualności oraz obowiązkowości.
Zadzwoń lub napisz
Masz pytania bądź chcesz dowiedzieć się jaki produkt sprawdzi się najlepiej dla Ciebie? Zadzwoń do nas lub napisz email.
+48 505 033 448
+48 573 878 066
Złóż zamówienie lub dowiedz się więcej
Możesz skorzystać również z formularza kontaktowego. Nasza obsługa Klienta odezwię się w przeciągu 2h w dni robocze w godzinach 8.00-16.00